Первичные бухгалтерские документы при калькуляции издержек по заказам

С какой целью при калькуляции издержек по заказам ведутся первичные бухгалтерские документы?

Заказы можно классифицировать по стадиям производственного цикла. Существует три стадии производства: (1) контракт заключен, но производство не начато, (2) незавершенное производство, (3) готовая продукция.

Мы уже рассматривали, когда применяются системы калькуляции издержек по заказам.

Так как компании, применяющие систему калькуляции по заказам, производят товары по индивидуальным требованиям заказчика, выполнение заказа может потребовать использования некоторых уникальных материалов.Поэтому, приобретение некоторых материалов не требуется до тех пор, пока не будет заключен контракт на производство.Приобретаемые материалы, хотя иногда и имеется возможность отнести материалы к конкретному заказу, накапливаются на одном контрольном счету в главной бухгалтерской книге (счет запасов сырья). При этом записи дублируются во вспомогательной книге.Кроме того, материалы могут быть отправлены на склад и внесены во вспомогательную книгу как "хранящиеся для выполнения заказа ХХ".Иногда указывается, что данные материалы не могут быть использованы для выполнения никакого другого заказа, кроме того, для которого они были приобретены.

Требования на отпуск материалов

Какие записи в книгу используются для накопления издержек при калькуляции издержек по заказам?

Если для начала выполнения заказа требуются материалы, то заполняется форма требования на отпуск материалов.

Цель заполнения формы – отпуск материалов со склада и их перенос в производственную область.В данном первичном документе отображаются виды и количество материалов, которые необходимо перенести в производственную область.Подобные документы предварительно нумеруются и заполняются в нескольких экземплярах, чтобы заполненная копия была на складе, в подразделении и с каждым заказом. Заполненные формы требования на отпуск материалов являются важной частью аудиторского журнала компании, так как дают возможность обозначить ответственность за использование материалов и проследить поток материалов со склада в производственное подразделение.Заполнение данных форм освобождает складской персонал от дальнейшей ответственности за отпущенные материалы и переносит ответственность на получающее подразделение. Хотя до сих пор и используется бумажный вариант форм требования на отпуск материалов, в данное время общепринято использовать этот документ только в электронном виде.

При отпуске материала его стоимость списывается со Счета запасов сырья и, если издержки на данный материал являются прямыми по отношению к заказу, переносится на Счет незавершенного производства.Если на Счете запасов сырья содержатся и косвенные материалы, стоимость отпущенных материалов переносится на Счет производственных накладных расходов. Поэтому, в книгу будут внесены следующие записи:

Счет незавершенного производства (если прямые материалы) XXX

Счет производственных накладных расходов (если косвенные материалы) XXX

Счет запасов сырья XXX

Форма требования на отпуск материалов

Дата__________________________________ № 341 Номер заказа___________________________Подразделение_____________________ Заверено_______________________________Отпущено________________________ Получено_______________________________Проверено_______________________
№ изделия	№ по каталогу	Описание	Единицы измерения	Требуемое качество	Полученное качество	Стоимость изделия	Суммарная стоимость

Как только произведен отпуск первого материала, связанного с выполнением заказа, данный заказ переходит во вторую стадию производственного процесса – в стадию незавершенного производства.После того, как заказ переходит во вторую стадию производственного процесса, накопление издержек должно производиться с использованием документа первичного бухгалтерского учета – ведомости издержек на производственный заказ (позаказного регистра).

Ведомость издержек на производственный заказ

Ведомость издержек на производственный заказ – это исходный документ, который содержит практически все сведения по отдельному заказу. Набор ведомостей издержек по всем незавершенным заказам входит в состав Счета незавершенного производства вспомогательной бухгалтерской книги. Суммарные издержки, содержащиеся в ведомости издержек по всем незавершенным заказам, должны быть согласованы с балансом Контрольного счета незавершенного производства в главной книге.

В шапке ведомости издержек указаны номер заказа, описание задачи, идентификатор заказчика, данные по срокам выполнения заказа, инструкции по доставке и стоимость контракта. В оставшейся части формы детализируются фактические издержки на материалы труд и распределенные накладные расходы.В форму могут также быть включены данные по заложенным в бюджете издержкам, особенно если эти данные используются при определении отпускной цены заказа или стоимости, заявленной на торгах.При получении заказа в результате победы на торгах, по окончании выполнения заказа необходимо сравнить сметные и фактические издержки для определения отклонений от оценочных значений.Как и форма требования на отпуск материалов, на данный момент в большинстве компаний ведомость издержек на производственный заказ существует только в электронном виде.

На рисунке показана ведомость издержек на производственный заказ для компании «Мерине». Компания заключила контракт на производство плавучего корпуса, который послужит в качестве платформы для установки прибрежной буровой установки. Во все ведомости издержек на производственные заказы для компании «Мерине» включен раздел данных, заложенных в бюджете, с тем, чтобы можно было произвести их сравнение с фактическими издержками в целях планирования и управления. Распределение издержек на прямые материалы и прямой труд на выполнение определенного заказа производится после его выполнения. Данные по прямым материалам получены из форм требований на отпуск материалов. Данные по прямому труду взяты из табеля учета рабочего времени персонала или рабочих заданий персонала.(Табель учета рабочего времени персонала рассматривается в следующем разделе)

Распределение накладных расходов на производство основано на ставках накладных расходов для подразделения. Для каждого структурного подразделения может существовать несколько ставок накладных расходов. Например, ставки накладных расходов для производственного подразделения компании на 2000 год выглядят следующим образом:

Издержки, связанные с трудом: $25 за час прямого труда.

Издержки, связанные с машинным временем: $45 за машино-час.

 

Образец ведомости издержек на производственный заказ для компании «Мерине» был рассмотрен ранее.

Табель учета рабочего времени персонала

Табель учета рабочего времени персонала отображает трудовые затраты каждого рабочего на выполнение заказа и потребление прямого труда. Данные, содержащиеся в табели учета времени, более точны, если их заполнение производится по прошествии каждого дня. Поступающее на рабочее место персонала задание сопровождается документом или штрих-кодом, определяющим номер заказа. Время начала и окончания работы указывается в табели учета времени. Табели должны собираться и проверяться производственным контролером для получения наиболее достоверных данных.

Табель учета времени подходит только в том случае, если персонал ведет учет времени и работы вручную.Данные, содержащиеся в табеле точно такие же, как если бы учет рабочего времени велся с помощью компьютера, как принято на средних или крупных предприятиях. На практике, крупные предприятия сегодня используют программные средства для электронного табельного учета. Сотрудник просто проводит идентификационную карту сотрудника и рабочую карту через устройство чтения при переходе от одного задания к другому.

Альтернативой ведению ежедневных табелей учета времени является использование талонов рабочего времени, которые вручаются сотруднику одновременно с делегированием задания производственным контролером. В талоне содержатся данные по характеру работы и срокам ее выполнения. Использование талонов рабочего времени затруднено в крупных компаниях, где одним человеком осуществляется контроль над большим числом сотрудников и/или большими территориями завода.

Номер заказа 323 Имя и адрес заказчика: Описание заказа: Dolphin Petroleum Co. Корпус для плавучей буровой 9901 La. Freeway установки согласно требованиям New Orleans, LA соглашения №913 от 01.02.2013 Дата заключения контракта: 25.03.2013 Дата начала выполнения контракта: 05.06.2013 Согласованная дата выполнения контракта: 01.07.2013 Стоимость контракта: $21 000 000 Фактическая дата выполнения контракта: Инструкции по доставке: побережье возле Нью-Орлеана
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Прямыематериалы (оц. $6 140 000)			Прямойтруд (оц. $1 100 100)			Накладные расходы на базе
						количествачасовтруда (оц. $500 000)			количествамашино-часов (оц. $750 000)
СВАРОЧНОЕ И СБОРОЧНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (тот же формат, что и выше, но с другими ставками накладных расходов)
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ОКРАСКЕ И ДОВОДКЕ (тот же формат, что и выше, но с другими ставками накладных расходов)
ИТОГО (в тысячах долларов) Производственное Сборка и сварка Окраска и доводка Фактические Бюджет Фактические Бюджет Фактические Бюджет Прямые материалы $6 140 $1 200 $400 Прямой труд 1 100 2 100 700 Накладные расходы (труд) 500 400 450 Накладные расходы (машинное время) 750 520 370 Итого $8 490 $4 220 $1 920 Суммарные издержки: Фактические Бюджет Производство $8 490 Сборка и доводка 4 220 Окраска и доводка 1 920 Итого $14 630